Vilka tjänster ska man ha? Kan man lita på att det inte debiteras extrakostnader? Hur hittar jag det billigaste alternativet? Frågorna är många när en fastighetsägare eller brf ska köpa förvaltningstjänster.
I god tid innan hyran skulle betalas gick värden runt i huset och lade ner avierna i brevlådan. Och var det fel på kranen ringde man på hos Jansson tre trappor upp. Så såg det ut i hyreshuset i mitten av 70-talet, och så var det i princip ända fram till slutet av 80-talet. Fastighetsägarna skötte i stort sett själva sina kåkar.
[ Annons ]
Men med finanskrisen 1990 – 1994 inträffade något som förändrade bilden. Bankerna blev hastigt, och mindre lustigt, ägare till fastigheter med stora vakanser, en situation som finanssektorn saknade kompetens att hantera. En växande marknad av fristående förvaltare växte upp och idag får man om man söker fastighetsförvaltning på eniro.se hela 77 ?692 träffar. Visserligen är en del av dessa enbart förvaltare av egna fastigheter.
Under årens lopp har tjänsterna också utvecklats och förfinats allt mer fram till dagens facility management – en sorts all inclusiveförvaltning. Trenden är också att allt mer läggs på outsourcing.
Våra beräkningar visar att det ofta är lönsamt att inte behålla förvaltningen själv.”
Lennart Andersson AFF
– Det man helst inte släpper är den ekonomiska förvaltningen eftersom det är så nära kroppen i verksamheten, säger Lennart Andersson, ordförande i Aff och delägare i Fasticon, ett konsultföretag specialiserat mot fastighetsföretagande och fastighetsförvaltning.
Lennart Andersson menar att fastighetsbolag allt mer börjar likna bilföretag. Man har ett varumärke och hyr ut lokaler (skruvar ihop bilen) men förvaltningen (tillverkningen) ligger på annat håll.
– Våra beräkningar visar att det ofta är lönsamt att inte behålla förvaltningen själv. För teknisk förvaltning kan man sänka sina kostnader med 25 till 30 procent om den läggs ut. Kostnaderna blir plötsligt mer transparanta och visar att det finns en del luft i den egna organisationen.
Men att det är billigare behöver inte betyda att det är bättre menar en del fastighetsägare vi talat med. (se intervju med KJ förvaltning på sidan 21). Den hårda konkurrensen gör att entreprenörer lägger sig lågt i grundpris och sedan letar tillfällen att tjäna extra på tilläggstjänster som inte ingår i avtalet.
– Slarvar jag med det dagliga underhållet kan jag ta betalt för att reparera senare, tycks vissa resonera, säger Lennart Andersson.
Det kan till exempel vara en automatisk dörrstängare som ska smörjas lite då och då för att inte kärva. Något som antagligen ingår i driftavtalet. När den till sist rostar ihop är det inte längre drift utan underhåll och så blir det en affär på flera tusen kronor att byta.
– Vi rekommenderar därför att man har med felavhjälpande underhåll i avtalen – med låt säga 5?000 kronor per gång. Det sätter ju också press på förvaltarna att sköta driften på ett bra sätt och göra tillsyn och skötsel. Och beställaren slipper massa små fakturor som måste hanteras, säger Tom Hansson, vd i Tom Hansson AB i Kungsbacka. De erbjuder konsulttjänster inom fastighetsförvaltning. De flesta kunderna är större fastighetsbolag.
Man väntar på att någon ringer och klagar på att saker och ting inte fungerar – istället för att förebygga innan det blir fel.”
Tom Hansson, vd Tom Hansson AB om funktionsentreprenad.
Att anlita en konsult för att göra en upphandling av förvaltare kan bli rätt dyrt. Tom Hansson AB debiterar 85?000 till 100?000 kronor för ett medelstort fastighetsbolag. Det kan löna sig för ett större bostadsbolag eller bostadsrättsförening, eller en större kommersiell aktör. För en mindre fastighetsägare blir det ett en allt för hög kostnad.
Alternativet är att göra jobbet själv, men både Tom Hansson och Lennart Andersson varnar för den passiva metoden – att ringa upp ett förvaltningsbolag som sedan lämnar en offert.
– Då riskerar man att sitta med avtal styrt av entreprenören och inte utifrån vad man själv behöver. Du sitter i knät på leverantören och det finns en risk att det kommer extrakostnader senare, säger Tom Hansson.
I princip alla förvaltningsavtal utgår i dag från Aff, (avtal för fastighetsförvaltning) en mall som tillkom 1995. Aff togs fram av Fastighetsägarna tillsammans med Sabo för att bringa ordning i den djungel som en upphandling är.
– Tidigare frågade man fem olika aktörer om de kan sköta förvaltningen och så fick man fem olika anbud med olika kvalitetsinnehåll. Det gick inte att jämföra. Det blev äpplen och päron, säger Tom Hansson.
Nu är avtalen tydliga men det utesluter inte att parterna då och då inte är överens om vad som ska göras. Tolkningarna av det man kommit överens om kan skilja konstaterar Jan Petersson, affärsområdeschef för teknisk förvaltning på Fastighetsägarna Stockholm.
– Man kan ha olika uppfattningar om vad man köpt och hur det ska utföras. Vi hör ibland att beställaren inte upplever att fastighetsskötaren varit på plats och genomfört sin rondering. Det kan vara att en lampa är trasig i trapphuset, och efter en vecka är den fortfarande trasig. I själva verket kan det mycket väl vara så att fastighetsskötaren varit där men prioriterat andra arbetsuppgifter, på den tid som var avsatt när han var på plats. Oftast tyder denna typ av irritationsmoment på bristande kommunikation mellan beställare och leverantör, säger Jan Peterson.
Ett sätt att undvika diskussioner kring arbetsinsatserna och hur lång tid förvaltaren lagt ner är att beställa funktionsentrepnad istället för utförandeentrepenad. Beställer man funktion ska det vara 20 grader i lägenheterna, gräset tre centimeter högt och alla utrymmen ska vara välvårdade. Hur mycket tid entreprenören lägger ner är oviktigt, huvudsaken är att resultatet är bra. Lennart Andersson tycker det är bra med funktionsentrepenad som överlåter till proffsen att bestämma vad som behöver göras eller inte.
– Men det bygger förstås på tillit och att man är en kvalificerad beställare. Risken finns även att du hamnar i kontroverser om vems skulden är. Fungerar inte lampor kan det bero på att gamla ledningar har pajat och inte för att entreprenören inte varit på plats.
Tom Hansson utfärdar dock lite varningar för funktionsentrepenad.
– Det kan leda till att förvaltarna inte är på plats lika ofta. Man väntar helt enkelt på att någon ringer och klagar på att saker och ting inte fungerar – istället för att förebygga innan det blir fel. Drift är att förebygga fel och det sparar pengar.
Ett funktionsentrepenad kan bli dyrare eftersom det finns ett riskmoment för förvaltaren, särskilt om man inte känner till fastighetens skick. Lennart Andersson skulle gärna se att fler fastighetsägare klarade av att köpa sina tjänster på löpande räkning – i längden, menar han, blir det billigast. Precis som att rörlig ränta och rörliga elavtal oftast sparar pengar på lång sikt.
– Många blir rädda när man talar löpande räkning och ser framför sig höga salta räkningar. Men har man ett incitamentsbaserat system som gör att båda tjänar på det ser jag inga risker. Det kan vara att förvaltaren får en viss procent av hyresintäkterna. Sköter man inte huset och hyresgäster lämnar kåken blir det ju lägre intäkter för alla, säger Lennart Andersson.
En annan möjlighet är att ha NKI index (mäter kundnöjdhet) som en morot till förvaltaren. Priset har, som ni ser i våra exempel på upphandlingar av förvaltare (se tabell på sidan bredvid) förstås stor betydelse när man till sist bestämmer sig för att skriva ett kontrakt. Har en entreprenör räknat på samma innehåll bör det inte skilja så mycket i pris. Men så finns det de som ligger bra mycket lägre än de övriga. Det borde vara ren jackpot för en fastighetsägare, men inte i Tom Hanssons ögon.
– Är det räknat på exakt samma underlag så börjar jag alltid undra varför de ligger så lågt i pris. Med ett allt för ”bra” pris kan man misstänka att de inte kommer klara av den kvalitetsnivå som är efterfrågad. Det är därför vi tittar på hur organisation ser ut hos förvaltaren. Har de den personal och kompetens som krävs?
Men klarar de inte jobbet får man väl bryta kontraktet?
– Jo, men vad kostar det? Om det blir en process och ny upphandling kostar det också pengar, påpekar Tom Hansson.
Trots att det finns en uppsjö av förvaltare så tycker Lennart Andersson att det är dålig konkurrens – i alla fall om man söker förvaltare för ett mellanstort fastighetsbolag.
– Det finns många små aktörer men bara en handfull riktigt stora. Tyvärr är det glest med mellanstora bolag som skulle passa bra för ett stort antal fastighetsägare. Den biten har jag en känsla av att de stora har roffat åt sig, säger Lennart Andersson.
Sämst av allt är att inte göra någon koll av marknaden. Tom Hansson berättar om en bostadsrättsförening de hade som kunder för några år sedan. Föreningen med 500 lägenheter köpte sina tjänster av en större förvaltare. Efter en upphandling kom man fram till att priset låg på tok för högt.
– Vi fick ner kostnaden med 700 000 kronor per år, och det var fortfarande samma förvaltare som stod för entreprenaden, säger Tom Hansson.
___________________________________________________
Tips från Jan Petersson, chef för teknisk förvaltning Fastighetsägarna Stockholm
- Följ branschstandard, inga egna påhitt eller omskrivningar.
- De handlingar som man producerar som förfrågningsunderlag ska komplettera varandra, varför det är viktigt att det inte finns några motsägelser i skrivningarna.
- Om flera olika avtal ska skrivas, säkerställ att gränsdragningen mellan avtalen blir rätt så att inget faller mellan stolarna alternativt ingår i flera avtal. Kan inträffa om man köper teknisk administrativ förvaltning, ekonomisk förvaltning och fastighetsskötsel samtidigt.
- Ha en klar bild av vad du vill köpa.
- Ställ krav som är kalkylerbara för entreprenören, alternativt ta in á-priser.
- Var inte rädd för att ta hjälp om du är osäker.
___________________________________________________
Läs mer om förvaltning:
”Vi sparade 600 000 kronor när vi gjorde en upphandling”
”Vi känner allt och alla och vet alla behov”
